Project Onboarding

Projecten zijn tijdelijke managementomgevingen die veelal moeite hebben om efficiënt te werken. Het ontbreekt aan duidelijke processen en afspraken dan wel de goede vastlegging ervan. Hoe voorkom je dat mensen die vanuit hun bestaande rol tijdelijk een project gaan uitvoeren niet weten hoe ze daarin moeten werken?

Een PMO-er kan je helpen met een effectieve onboarding door nieuwe projectmedewerkers snel ingeleerd te krijgen ten aanzien van de afspraken en processen binnen een projectorganisatie. Wie wil er nou niet meteen waarde kunnen toevoegen en onderdeel zijn van het team?

Iedereen komt vroeg of laat in de carrière dat moment tegen dat je mee gaat werken aan een project. Je doet het deeltijd of voltijd en de start komt eraan. Je ontmoet het projectteam en vervolgens wordt er gezegd “veel succes”! Je hebt geen idee wat er van je wordt verwacht, of wie je waarvoor kan benaderen en wat eigenlijk het doel is van het project. Uiteraard is dit een beetje zwart wit of toch niet?

Onze PMO-superhelden kunnen helpen door een goed onboarding programma voor nieuwe projectmedewerkers op te zetten. Denk aan een warm welkom door de collega’s en een programma voor de eerste paar dagen of weken, zodat men niet alleen de collega’s binnen het project leert kennen maar ook wat er van hen wordt verwacht en hoe als projectteam wordt samengewerkt.

Het bureau of werkplek voor de nieuwe projectmedewerker staat klaar, de uitnodigingen voor alle vergaderingen en afstemmomenten staan al in de agenda en de medewerker krijgt een mooie uitleg over waarom dit project eigenlijk is gestart, wat er al gedaan is en wat er nog gebeuren moet.  Alle plekken waar informatie wordt gedeeld, zoals  Sharepoint, Jira, Confluence zijn toegankelijk etc. Er wordt een buddy toegewezen die de projectmedewerker specifiek op zijn/haar rol coacht en vanaf dag 1 gelijk meeneemt in het project.

Kortom de PMO-superheld zorgt dat jouw nieuwe projectmedewerker zich vanaf de eerste dag welkom en betrokken voelt. De projectmedewerker maakt een vliegende start en draagt meteen bij aan het succes van het projectteam. Het klinkt allemaal heel eenvoudig en vaak is dat het ook, maar het is helaas niet vanzelfsprekend.

Veel organisaties zijn goed in de onboarding wanneer het gaat om een nieuwe medewerker die een duidelijke rolomschrijving heeft gekregen en binnen een lijnfunctie aan het werk gaat. Vaak wordt echter vergeten dat een projectorganisatie net even anders werkt en dan redt de PMO-superheld maar wat graag de dag door te zorgen dat jouw eerste ervaring in het project minstens net zo goed is.

De PMO-superheld zorgt niet alleen voor de onboarding maar ook voor de ‘offboarding’. Wanneer het werk van de projectmedewerker in het project erop zit, is het ook goed om even stil te staan bij wat er allemaal geleerd kan worden voor het vervolg van het project of een volgend project. De PMO-superheld kan uiteraard helpen een gepast afscheid te organiseren, waarbij zowel voor het projectteam als de vertrekkende medewerker een prettig einde komt aan de samenwerking. De “lessons learned” worden meegenomen en geborgd door de PMO-er om een nog effectievere samenwerking op te zetten en daarmee het nieuwe onboarding programma te verrijken.

Projectsucces wordt vergroot door goede onboarding en de veelzijdige PMO-superheld kan ook hierin ondersteunen om dit te bereiken. Onboarding is vaak een hele eenvoudige stap die heel erg waardevol kan zijn. Hoe staat het met de onboarding van jouw project? Vraag de PMO-er om hulp!