PMO’er of secretaresse: wat zijn verschillen?

Jennifer Demmers is werkzaam als expert bij Project & Change Talents. Voordat ze aan de slag ging bij ons bedrijf, werkte ze als directiesecretaresse. In dit artikel legt zij uit wat een verschil is tussen een PMO’er en een secretaresse, want zoals ze zelf stelt: ‘Ik ben je secretaresse niet!’

Van directiesecretaresse naar PMO’er

Een PMO’er is wat anders dan een secretaresse, vertel! “Ja, dat kun je wel stellen. Op mijn vorige werkplek werkte ik als secretaresse op hoog niveau. Ik woonde een tijdje in het buitenland, was net moeder geworden en nam een interim opdracht aan bij Hogeschool Rotterdam. Het was een tijdelijke opdracht, waarbij ik de directeur zou ondersteunen in zijn werkzaamheden. Het was voor korte tijd, wat mij over de streep trok, maar inhoudelijk gezien vond ik de opdracht weinig dynamisch.” Je bent toch zo’n 80% van je tijd kwijt aan het inplannen van afspraken met andere collega’s of externe partijen. Ik houd meer van afwisseling en omdat ik al wat jaren ervaring heb opgedaan als directiesecretaresse. Was het voor mij meer op automatische piloot werken. Het was tijd voor iets anders.

“Ik alloceer de resources bij SAS”

Goed, die opdracht was dus niet helemaal jouw ding. Waar ben je nu terechtgekomen? “Voordat ik terugkwam naar Nederland, werkte ik in Dublin voor IBM. Ik voer nu een langdurige opdracht uit bij SAS, een Amerikaans softwarebedrijf. Mijn functie heet officieel Resource Sharing Specialist. Zo’n internationale speler op de markt, dat vind ik interessant.”

Wat maakt dit nu echt een PMO-opdracht, in plaats van een secretaressefunctie? Ik ben nu continue aan het kijken hoe ik projecten kan ondersteunen en onze resources kan inzetten en organiseren. Resource management en de schakel zijn tussen projecten en lijn organisatie is typisch iets voor een PMO. “Als secretaresse was ik fulltime bezig met afspraken inplannen, afspraken verschuiven, vergaderingen bijwonen, maar vooral ook plannen met externen en digitaal archiveren”.

Mijn werkgebied is de Benelux en als Resource Sharing Specialist, ben ik verantwoordelijk voor het plaatsen van de juiste resources op de juiste projecten. Wat soms een hele uitdaging kan zijn. Er is namelijk een tekort aan bepaalde expertises en dan moet je soms uitwijken naar externe partners. En heel soms is de juiste resource gewoonweg niet te vinden, dan is het belangrijk dat je dit ook goed communiceert naar de projecten en adviseert om naar andere oplossingen te kijken of uit te stellen. Een PMO rol is heel veelzijdig ten opzichte van een secretaresse rol.

En wat voor projecten moet ik dan aan denken? “Iedere software deployment of bijvoorbeeld een upgrade bij een opdrachtgever moet uitgevoerd worden door een team, elk team heeft verschillende posities die vervuld moeten worden. We zijn nu onder andere bezig met het onboarden van resources bij een overheidsinstantie waar een migratie van AML (een compliance applicatie) moet gaan plaatsvinden.

Is het contract eenmaal getekend, dan alloceer ik de resources. Er moet een project manager komen als het een groot project is, een solution architect, data scientist, of misschien heel iemand anders. Het is maar net wat de wens van de opdrachtgever is en wat nodig is!. De opdrachtgever bespreekt haar wensen met de engagement manager en hij/zij geeft het dan weer door aan mij. Wat nodig is wordt ook bepaald door een technical architect. Een technical architect zal na een kwalificatie zijn verslag uitbrengen en aangeven wat er dus in detail moet gebeuren. Een plan van aanpak wordt dan beschreven”.

De veelzijdigheid van een baan bij Project & Change Talents

Die laatste secretaressefunctie was destijds hybride vanwege Corona. Nu werk ik volledig remote voor SAS, sinds vorig jaar augustus. Volledig remote is iets wat je steeds meer ziet in het bedrijfsleven. Remote werken past bij mij. Ik vind het ideaal om geconcentreerd mijn werk te kunnen doen”.

Heb je, ondanks dat je remote werkt, ook vooral contact met Nederlandse opdrachtgevers? “Nou, niet perse. Ik plaats vaak interne mensen van SAS op een project. Die experts bevinden zich in Nederland, maar ook in België of ergens anders in Europa. Vaak overleg ik met een collega die veel technische achtergrond heeft en samen kijken wij dan naar wie de geschikte persoon kan zijn voor het project. Mocht ik intern niet iemand kunnen vinden, dan kan ik uitwijken naar partners. Die partners zijn overal in Europa gevestigd, of zelfs in India, waardoor ik ook in Engeland of India terecht kan komen.”

En die projecten waar jij ‘resources’ voor levert, zijn die tijdelijk? “Onze projecten kunnen een paar dagen duren tot een jaar, of zelfs langer. Als er escalaties zijn, dan moet ik met spoed mensen invliegen. Die manuren leg ik vast in de juiste systemen, want die gaan vervolgens naar het management voor een forecast. Ik beheer de planning en heb dus van elke resource een overzicht. Zo kan ik efficiënt werken en zorg ik ervoor dat de resources zo min mogelijk op “de bank” zitten. Regelmatig schuif ik in de planning om het zo optimaal mogelijk te maken voor de resources en de klanten”.

“Als PMO’er ben ik dus veel zelfstandig aan het regelen en plannen, terwijl een secretaresse toch vooral een rechterhand is. En minder inspraak heeft. Als er bijvoorbeeld een afspraak ingepland moet worden voor een directeur met externe partijen op een bepaalde locatie. Notuleren is een onderdeel van een secretaresse waarbij je letterlijk noteert wat er wordt gezegd tijdens een vergadering. Je beslist dus niet mee. De rol bij Sas geeft veel meer ruimte voor input vanuit mijn kant. Ik beheer de planning van alle Benelux resources, dus ik heb die vrijheid om te bepalen wie wanneer beschikbaar is. Mijn dagindeling bepaal ik zelf. Ik plan mijn eigen afspraken met collega’s of externe partijen in wanneer ik tijd heb. Ik heb een veelzijdige baan en kan zelf input geven, dat vind ik toch zeker toegevoegde waarde hebben.”

Een baan als secretaresse moet niet worden onderschat. Het is veel geregel en kan soms erg complex zijn als het bijvoorbeeld gaat om afspraken met meerdere externe partijen verplaatsen. Maar projecten succesvol laten werken is toch een heel ander vak. En daar zijn PMO’ers voor!